Découvrez la stratégie de communication mise en œuvre par Geneviève PONSONNET enseignante de Sciences Physiques, membre de l’équipe de référents numériques du lycée Blaise Pascal, Orsay.
Pourquoi éditorialiser sa communication ?
Problématique : Créer un point fixe pour retrouver les informations
Tout au long de l’année, en tant que référente numérique, je communique auprès des élèves, des parents, des personnels et des professeurs et transmets de nombreuses informations :
- Mise en route des ordinateurs
- Utilisation des manuels numériques
- Utilisation du GAR
- Utilisation des applications de l’ENT
- Mise en place de PIX...
La messagerie de l’ENT est le principal outil de communication.
Il permet d’échanger en interne. J’envoie donc systématiquement ces informations via la messagerie de l’ENT. Lorsque les élèves, les parents ou les professeurs rencontrent un problème, ils sollicitent les interlocuteurs identifiés : le référent numérique ou la personne ressource au service intendance.
Les communications via le service de messagerie ont tendance à se multiplier au travers des diverses sollicitations. Et, la rentrée scolaire donne lieu à un afflux important de messages (plus d’une centaine par semaine en début d’année scolaire) dont la gestion est très chronophage.
Comment faire pour optimiser sa communication ?
Il fallait donc que je trouve un moyen simple de capitaliser, d’agréger mes communications auprès des enseignants, des élèves et des parents. Il est parfois difficile de retrouver l’information envoyée sur la messagerie de l’ENT, à moins de créer des dossiers, de ranger et de marquer les messages.
L’ENT Monlycée.net propose de nombreux outils de communication (fil d’actualités, blog, forum, page, wiki). Le choix de la bonne application m’a demandé un petit temps de réflexion.
Pour faire mon choix, j’ai procédé par élimination :
- Le fil d’actualités : utilisé d’abord par l’équipe de direction pour communiquer > ce canal de diffusion reste réservé à cette finalité
- Le forum : ce mode de médiatisation des échanges numériques est plus adapté aux échanges entre pairs
- Le blog : ce mode de publication range les publications par ordre anti-chronologique > cet outil présente les mêmes défauts que la messagerie > un puits sans fond
- Un projet PAGE : cet outil présente de nombreux avantages, il permet d’éditorialiser les contenus de différentes natures (blog, forum, texte, images) mais son interface auteur est très délicate à manipuler
Il restait donc le Wiki...
Mise en œuvre : Comment utiliser l’application Wiki dans une stratégie de communication ?
Création des wikis
Afin de pouvoir m’adresser à des populations de façon distincte (les personnels/les enseignants et les familles/les élèves), j’ai créé deux wikis dédiés avec, pour chacun, des partages spécifiques :
- wiki "enseignants" : visible par les personnels, les enseignants de l’établissement
- wiki "élèves" : visible par les familles, les élèves
L’équipe de direction et les référents numériques, à qui j’ai donné les droits administrateur, ont donc la possibilité d’alimenter en contenu les deux wikis.
Alimentation des wikis
Une fois les wikis créés, reste à les alimenter ! Dès que j’ai une information à donner, j’envoie un message sur l’ENT, que je "double" d’une entrée dans le wiki.
Les notifications
L’activité des deux espaces est relayée par trois dispositifs de notifications proposés par l’ENT Monlycée.net.
La création ou la modification d’une nouvelle page Wiki déclenche automatiquement :
- Une information sur le fil de nouveautés sur la page d’accueil ENT
- Une notification par courriel en fonction du réglage fait dans le profil de l’utilisateur
- Une notification par le biais de l’application mobile (pour ceux qui l’ont installée)
Les pages du wiki
Au fur et à mesure que les pages sont créées dans le wiki, la liste des pages du wiki se consolide automatiquement.
Les pages sont créées au fil du temps avec une règle éditoriale : une page > un thème. La réactualisation des contenus d’une page wiki est gérée automatiquement, le système permettant également de retrouver rapidement les dernières nouveautés.
Par la suite, il m’a semblé plus pertinent de créer sur la page d’accueil un sommaire en intégrant des liens hypertextes vers les différentes pages.
Ainsi, les utilisateurs peuvent directement cliquer sur la page qui les intéresse et retrouve les informations plus simplement, puisqu’elles sont organisées.
Conclusion : Avantages / Inconvénients
Les informations sont centralisées et capitalisées au fur et à mesure, à la manière d’une FAQ.
Avant de me questionner, les élèves, leurs parents et les professeurs peuvent chercher la réponse à leur question dans le wiki, de façon autonome.
Les différentes procédures sont documentées dans cet espace, me libérant ainsi du temps pour faire des accompagnements sur les usages pédagogiques. Passée la période du début d’année scolaire, le nombre de pages créées se stabilise. La fréquentation des wiki reste importante notamment par les familles.
Je gère progressivement un nombre moins important de messages redondants.
La mise en place de ce dispositif de communication a été faite par le biais d’autres moyens : un message flash de présentation ainsi qu’un courriel de présentation ont été fait à toute la communauté dès le début d’année.
Malgré cette bonne volonté, des campagnes de rappel sur le dispositif sont nécessaires pour que tous les utilisateurs des services numériques de l’établissement prennent cette nouvelle habitude.
Pour aller plus loin
Vous pouvez dupliquer les deux wiki en vous rendant sur l’application bibliothèque ENT. Voici les liens vers les modèles à personnaliser :
