Ma cl@sse virtuelle Via

Organiser un webinaire

Présenter, exposer, visualiser

Durant le confinement, les webinaires se sont multipliés. Revenons sur ce qu’est un webinaire.

Attention : Le service VIA (Ma cl@sse virtuelle) va s’arrêter en juillet 2023.

A partir du 1er juillet la création de classes virtuelles ne sera plus possible. Vous pourrez jusque fin octobre récupérer vos enregistrements. Au-delà le service sera complètement fermé, il ne sera donc plus possible d’accéder au service Via.
L’activité BBB sera dès lors à utiliser pour vos classes virtuelles sur m@gistère, ou visio-agent hors de m@gistère.

Définition et modalités d’organisation

Contraction de "Web" et "séminaire", le webinaire désigne une forme de conférence diffusée en ligne, permettant à un grand nombre de personnes d’assister en direct à l’événement.

Scénariser un webinaire ou une master classe

Cette infographie explique en 5 étapes comment réaliser un scénario efficace.

Webinaire, master classe, les 5 ingrédients de l’attention

Cette infographie présente les 5 ingrédients à soigner pour maintenir l’attention des participants.

capture d'écran d'un webinaire
Capture d’écran d’un webinaire

Capture d’écran d’un webinaire intitulé « apprendre (par) la coopération » montrant la chercheuse Céline Buchs utilisant cette solution.

En fonction de la solution choisie, trois possibilités sont offertes aux organisateurs :

  • Les intervenants sont réunis sur le même lieu. Ce type de webinaire s’apparente beaucoup à un plateau télévisuel diffusé en direct. Cela implique de disposer d’un lieu adapté, disposant d’un système de sonorisation et de captation adapté, avec un connexion internet au débit élevé. Les intervenants doivent se déplacer dans cette première configuration, et les solutions techniques proposées sont souvent assez coûteuses.
  • Les intervenants interviennent depuis une salle virtuelle à laquelle ils accèdent sur leur propre ordinateur.
    Beaucoup plus souple et moins coûteux, ce type de webinaire permet aux intervenants de participer depuis n’importe quel endroit, y compris à l’étranger. Il suffit de disposer d’une connexion Internet de bonne qualité, et bien sûr d’un système de captation d’image et de son correct sur leur ordinateur.
  • Une troisième possibilité consiste à combiner les deux modes précédents en présentiel et à distance.
    Les solutions techniques utilisées sont diverses, permettant plus ou moins d’interactions avec les participants.
    Certaines sont très coûteuses, d’autres sont portées par le ministère, comme la solution ma cl@sse virtuelle.

La DANE organise différents types de webinaires, dont vous pouvez revisionner les enregistrements à titre d’exemples :

Organiser un webinaire avec ma cl@sse virtuelle

La solution Ma cl@sse virtuelle ne nécessite ni matériel complexe, ni achat de licence.
Cliquez sur l’action de ce mode d’emploi qui vous intéresse en fonction de vos besoins, ou suivez les étapes dans l’ordre.

-* À titre individuel, vous pouvez vous inscrire au PAF à l’un des modules de la mallette formateur, vous pouvez également suivre la formation proposée en autoformation sur m@gistère : « Créer, préparer et animer une activité Ma cl@sse virtuelle »

a) Définir le sujet, la problématique, les objectifs pédagogiques Un webinaire se construit de la même manière qu’un séminaire classique. Il porte sur un thème précis, pose une problématique, définit des objectifs d’apprentissage.

b) Intervenants
Y aura-t-il un seul intervenant ? Plusieurs ? Leurs présentations se succèderont-elles ? Dialogueront-ils au contraire ? Y aura-t-il un animateur ? Qui se chargera de relever les questions du chat ? Les réponses se feront-elles par le biais du chat ? Devront-elles être relayées aux intervenants ?
Les intervenants ont-ils déjà participé à un webinaire ? Connaissent-ils la solution utilisée ? Sont-ils à l’aise avec le numérique ? Prennent-ils en compte les questions d’ergonomie de conception afin de ne pas réaliser des diaporamas indigestes ?

c) Public (profil et nombre)
Combien de participants y aura-t-il ?
Jusqu’à 30 personnes en choisissant le mode classe virtuelle, toutes les interactions restent possibles. Les participants peuvent prendre la parole, écrire sur les tableaux blancs, se mettre en atelier... La formation peut mettre en place un design pédagogique très interactif et constructiviste.
Au-delà de 30, il n’est pas possible de les faire participer à l’oral. En utilisant le mode webinaire de la solution ma cl@sse virtuelle, les interactions sont désactivées. Il n’est alors possible que d’écrire dans le chat et de répondre à un sondage lancé par un intervenant ayant le rôle d’animateur. Dans ce mode, plusieurs centaines de participants peuvent se connecter en direct, mais la formation sera très descendante.
Le profil du public sera également intéressant à analyser en amont. Est-il homogène ou hétérogène ? Quel est son niveau de connaissance (ou de pratique) du sujet abordé ? Le recours au numérique constituera-t-il une difficulté à accompagner ?

d) Lieux
Les participants peuvent assister à l’événement depuis le lieu de leur choix. Chez eux, en mobilité avec l’application mobile, ensemble sur leur lieu professionnel en projetant la conférence sur grand écran... Les possibilités sont multiples.
Pour ne pas générer un écho quand leurs micros sont ouverts en même temps, il est préférable que les intervenants soient dans des lieux distincts, connectés chacun sur un ordinateur différent, en ayant paramétré au préalable leur micro et leur caméra.
Ce lieu doit être calme et adapté. Le cadre (l’environnement visible derrière l’intervenant) et l’éclairage doivent avoir été choisis avec un soin proche d’une interview filmée.

photo d'un arrière plan en désordre
Arrière plan en désordre

Cette photographie montre un arrière plan en désordre derrière l’intervenante.

photo d'un arrière plan bien rangé
Arrière plan rangé

Cette photographie montre un arrière plan bien rangé derrière l’intervenante

Pour permettre aux intervenants de se trouver sur le même lieu et d’intervenir ensemble tout en conservant une bonne qualité audio et vidéo, sans larsen et sans écho, il sera alors nécessaire d’investir dans l’achat d’une caméra adaptée et d’un matériel de sonorisation spécifique.

e) Temps
En général, comme une classe virtuelle, un webinaire ne dépasse pas une heure, temps au delà duquel l’effort de concentration visuelle et auditive trouve ses limites.
Ce temps qui peut être vécu de manière relativement passive pas les participants gagnera à être dynamisé par un découpage stimulant ou par des modalités qui encouragent les interactions : incitation à participer dans le chat, sondage...

En passant en revue les différents points abordés ci-dessus, vous parviendrez plus facilement à définir le scénario qui sera le plus adapté à votre public.

a) découpage temporel Dans le cas d’une classe virtuelle, il est indispensable d’avoir recours à des activités courtes qui se succèdent selon un rythme dynamique. Une classe virtuelle séquencée de cette manière évite que les participants derrière leur écran soient tentés de faire tout autre chose en parallèle ou décrochent avec d’autant plus de facilité que rien n’est plus facile à distance ! Il peut être pertinent de la préparer à la manière d’un conducteur radio.
capture représentant la grille horaire d'un conducteur type.
Capture d’un conducteur type

Cette capture montre un conducteur type

capture d'écran montrant un conducteur détaillé commenté
Conducteur détaillé commenté

Cette capture d’écran montre un conducteur détaillé rempli avec en commentaire les différentes informations qui y figurent, le découpage temporel, le contenu et les objectifs, les actions de l’animateur, les actions des participants, les supports utilisés et enfin les outils de la classe virtuelle utilisés.

capture d'écran d'un conducteur détaillé
Conducteur détaillé
Cette capture d’écran montre un conducteur détaillé avec de multiples informations correspondant aux participants et aux intervenants.

Dans cet exemple d’une classe virtuelle interactive et dynamique les participants sont sollicités fréquemment et les activités proposées sont séquencées selon un rythme assez rapide (entre 2 et 5 minutes par activité).
Dans le cas d’un webinaire plus descendant, les temps d’intervention seront plus longs. À vous de trouver le scénario ou le contenu qui passionnera les participants jusqu’au bout ! Cela peut aussi passer par la manière de concevoir la présentation ou d’alterner les types de supports : (diaporama, médias, sondages...) Vous pouvez choisir de proposer une conférence dialoguée, à plusieurs intervenants. Vous pouvez utiliser un format question / réponse... N’hésitez pas à innover même si le cadre technique est un peu contraignant.

b) actions des animateurs
Les actions des animateurs doivent avoir été pensées au préalable. En cas de co-animation, les rôles doivent être répartis en amont lors de la réalisation du conducteur.
En fonction du scénario et des réglages de la classe virtuelle, un animateur peut avoir à :

  • lancer l’enregistrement
  • prendre la parole (gérer l’ouverture de son micro et de sa caméra)
  • diffuser un support (diaporama, autre document, média vidéo ou audio...)
  • lire les messages du chat et y répondre
  • lancer un sondage

et en mode classe virtuelle, interactif :

  • gérer les droits (annotations, micro, caméra, chat) et les paramètres (chat, affichage des caméras, micro, caméra)
  • commenter les annotations des participants en identifiant chaque auteur
  • changer le statut d’un participant (en animateur ou l’inverse)
  • commenter les annotations des participants en identifiant chaque auteur
  • lancer et gérer les ateliers
  • interrompre les ateliers / afficher les productions réalisées
    (...)

c) actions des participants
De la même manière, les actions des participants doivent être pensées en amont et indiquées dans le conducteur.

  • en mode webinaire :
    Quand le mode webinaire a été choisi, les participants ne pourront interagir que par le biais du chat. Il sera nécessaire d’avoir pensé la manière dont ces interactions seront gérées au cours de la conférence.
    Un animateur dédié sera-t-il chargé de répondre au fur et à mesure aux questions en direct dans le chat ?
    Les questions sont-elles relayées en direct au fur et à mesure par un animateur dédié au conférencier principal ?
    Les questions sont-elles prises en note par un animateur dédié pour être synthétisées et relayées à la fin de l’intervention du conférencier principal ?
  • en mode classe virtuelle :
    Dans le mode classe virtuelle, les participants peuvent interagir de multiple manière, par le chat, par les annotations, en prenant la parole (micro et caméra).
    L’animateur doit gérer la manière dont ces interactions peuvent avoir lieu en indiquant les règles de circulation de la parole.
    Les signes visuels (main levée) peuvent être utilisés pour réguler les prises de parole.
    Quand les participants n’ont pas correctement paramétré leur micro, afin d’éviter les phénomènes d’écho, l’animateur fera couper les micros entre chaque prise de parole.

a) diaporamas : Le support le plus simple à réaliser et le plus efficace sera le diaporama. Comme dans une conférence classique, l’animateur veillera à respecter l’ergonomie de conception en ne faisant pas figurer trop d’informations sur chaque diapo. Il pourra recourir à des animations pour faire apparaître les éléments au fur et à mesure de son intervention. (cf. Conférence d’Éric Jamet : "Des ressources numériques efficace, ça existe ?") Différents formats sont acceptés, mais le format à privilégier est le format .pdf, en exportant une page par animation. Les images ne doivent pas être trop lourdes pour que l’affichage ne prenne pas trop de bande passante au cours de la classe virtuelle. En mode interactif, il est possible de penser des espaces blancs dans les diapos pour que les participants interagissent au moyen d’annotations selon le scénario envisagé en amont.

b) médias : images, vidéos, sons
Il est également possible de préparer des images, de courts extraits vidéo ou audio qui pourront être diffusés en appui de la présentation. Une vidéo sans son peut être commentée en direct par le conférencier. Quand le son est conservé, le conférencier coupe son micro et utilise l’extrait comme une illustration qui peut venir rythmer sa présentation.
Voici les formats acceptés :

capture d'écran montrant les différents formats médias acceptés par Via
Format médias acceptés - Anne-Cécile Franc

Cette capture liste les différents formats médias acceptés par Via pour les images, les séquences vidéo et les séquences audio.

a) création et paramètres L’article "comment créer une classe virtuelle ?" explique comment créer l’activité et en régler les différents paramètres. Voici par ailleurs une capture d’écran des réglages choisis pour un webinaire public :
Capture d'écran montrant comment paramétrer un lien personnalisé
Lien personnalisé

Cette capture d’écran montre comment personnaliser le lien de l’activité de classe virtuelle dans les paramètres.

b) inscriptions :
L’accès peut être paramétré en mode public, ce qui permet de participer à la conférence sans inscription préalable, et sans compte académique. Le conférencier et les animateurs devront être inscrits en amont avec des droits d’animateur.
Il est possible de réserver l’accès à la conférence à des personnes identifiées qui devront être inscrites au préalable. L’inscription des participants et des animateurs se fait depuis la plateforme Ma cl@sse virtuelle grâce au lien "ajouter/retirer", ou depuis les paramètres ("modifier").

Capture d'écran du menu ajouter/retirer des participants
Ajouter/retirer des participants - Anne-Cécile Franc

Cette capture d’écran montre comment accéder à la fenêtre d’inscription ou de désinscription des participants d’une activité Via Ma cl@sse virtuelle.

Il est possible d’inscrire les participants :

  • par leur adresse académique (quand elles se sont déjà connectées)
    Capture d'écran montrant comment réaliser une inscription par l'adresse académique.
    Inscription par l’adresse académique

    Cette capture d’écran montre comment recherche une adresse académique puis l’ajouter à la liste des participants à l’aide du bouton +.

  • ou en ajoutant leur courriel dans l’espace invité. (ce qui permet d’inscrire des personnes qui ne disposent pas d’une adresse académique)
    Capture d'écran montrant comment ajouter un invité.
    Ajouter un invité

    Cette capture d’écran montre comment ajouter une adresse de courriel pour inviter une personne qui ne figure pas dans l’annuaire des utilisateurs de Via Ma cl@sse virtuelle.

    Celui qui a créé la classe virtuelle a le rôle d’hôte, rôle le plus élevé. Les intervenants devront avoir les droits d’animateur, les participants les droits "participant" (ou "animateur" selon le scénario choisi).

    Capture d'écran montrant les trois rôles dans l'activité Via.
    Les rôles dans l’activité Via

    Cette capture d’écran montre les différents rôles qu’il est possible d’attribuer dans Via, participant, animateur et hôte.

a) communiquer le lien Quand le mode public a été sélectionné, une fois la classe créée et paramétrée, depuis la page de l’activité, il est possible de récupérer le lien direct (personnalisable dans les paramètres) qui pourra être communiqué aux participants ensuite soit dans un article dédié à la communication autour de cet événement, soit dans un courriel d’invitation.
Capture d'écran montrant où copier le lien d'une activité Via.
Lien d’un activité

Cette capture d’écran montre où il est possible de copier le lien d’une activité Via pour partager ce lien avec les participants.

b) envoyer une invitation
Quand les participants sont connus et ont pu être inscrits au préalable, il sera possible de leur envoyer une invitation personnelle depuis la plateforme "ma classe virtuelle", sur la page de l’activité.

Capture d'écran montrant le lien envoyer des invitations.
Envoyer des invitations

Cette capture d’écran montre où se trouve le lien pour envoyer des invitations aux participants inscrits d’une activité Via Ma cl@sse virtuelle.

Le texte de cette invitation peut être personnalisé avant envoi.

c) utiliser d’autres supports de communication
Il peut être intéressant de communiquer plus largement sur l’événement en rédigeant un article sur un site académique, ou en relayant l’information sur les réseaux sociaux pour en faire une plus large publicité.

capture d'écran montrant un tweet
Tweet

Cette capture d’écran montre le contenu d’un tweet faisant de la publicité autour des jeudis de la recherche.

e) choisir des visuels :
Quand l’événement s’inscrit dans un programme récurrent, le choix d’une identité visuelle peut présenter un intérêt. La même charte graphique pourra alors être utilisée pour communiquer autour des différents évènements, ainsi que pour les différents documents (diaporamas, montage vidéo)...

a) diaporamas et médias en téléchargement ou non Les médias préparés seront déposés dans la classe virtuelle en utilisant l’icône représentant un dossier ("Ajouter/gérer des contenus") présente dans la colonne de droite de l’application :
Capture d'écran montrant comment accéder au gestionnaire de contenus.
Gérer les contenus

Cette capture d’écran montre quels boutons permettent d’accéder au gestionnaire de contenus.

La fenêtre d’édition des contenus vous permet d’importer les documents souhaités de votre ordinateur (ou de mes contenus via si vous les avez déposés depuis l’onglet "mes contenus" de la plateforme Ma cl@sse virtuelle) :

Capture d'écran montrant comment importer des contenus
Importer des contenus

Cette capture d’écran montre les deux boutons permettant d’importer des contenus, depuis son ordinateur et depuis le dossier Mes contenus sur la plateforme Ma cl@sse virtuelle.

Vous pourrez choisir de les rendre disponibles ou non en téléchargement à l’issue de la conférence en cochant la case appropriée.

capture d'écran de la case à cocher pour rendre un contenu public
Rendre un contenu public

Cette capture d’écran montre quelle case cocher pour rendre un document public, c’est-à-dire téléchargeable par les participants dans les documents associés à l’activité Via Ma cl@sse virtuelle.

b) liens
Différents liens peuvent être préparés et partagés pour alimenter la présentation, généralement pour fournir des compléments et des approfondissements possibles. Il sera préférable de ne les fournir qu’à la fin de la présentation à condition de les avoir rendus publics et de ne pas les afficher au cours de l’intervention. En effet, afficher le lien envoie les participants dans une autre fenêtre. Les moins expérimentés ne sauront pas revenir sur la fenêtre de la classe virtuelle.

c) tableaux blancs - espaces d’interaction
Les tableaux blancs sont des espaces privilégiés d’interaction. Dans le mode classe virtuelle, les participants peuvent y interagir en direct de manière simultanée. C’est le cas également sur une page blanche d’un diaporama ou dans les espaces blancs ménagés à cet effet.
En mode webinaire, seuls les animateurs peuvent interagir et utiliser les annotations.

Capture d'écran montrant une diapositive annotée par les participants.
Annoter une diapositive

Cette capture d’écran montre une diapositive annotée, sur laquelle des espaces ont été ménagés pour que les participants puissent contribuer.

d) sondages
En mode classe virtuelle et en mode webinaire, il est possible d’interagir avec les participants en leur posant des questions fermées, à choix multiple ou des questions ouvertes (à réponse abrégée) s’ils ne sont pas nombreux. Les résultats sont ensuite visibles en direct par les animateurs et par les participants si les réglages choisis le permettent.

Capture montrant comment se présente l'affichage les résultats d'un sondage
Afficher les résultats d’un sondage

Cette capture d’écran montre comment sont affichés les résultats d’un sondage, ici sous forme de camemberts.

e) ateliers
En mode webinaire, les ateliers ne sont pas disponibles.
En mode classe virtuelle, il est possible de lancer des ateliers qui permettront de faire travailler les participants en petits groupes dans des salles virtuelles distinctes. Ces ateliers doivent être créés au préalable, scénarisés et préparés avec des consignes à destination des participants.

Capture d'écran montrant comment ajouter des ateliers
Ajouter des ateliers

Cette capture d’écran montre comment ajouter des ateliers

Des documents peuvent être déposés dans la salle principale et partagés dans tous les ateliers. Pour qu’un document ne soit présent que dans un atelier, il faut le déposer uniquement dans l’onglet de l’atelier choisi :

Capture d'écran montrant comment déposer des éléments dans un atelier
Déposer des éléments dans un atelier

Cette capture d’écran montre comment déposer des documents ou d’autres éléments dans un atelier spécifique.

Voici par exemple des participants en train de travailler et d’échanger dans un atelier :

Capture d'écran montrant des personnes en train de travailler dans un atelier
Travailler en groupe dans un atelier

Cette capture d’écran montre des personnes en train de travailler dans un atelier, caméras ouvertes. Elles partagent un support commun qu’elles peuvent annoter.

Ils ne voient pas les autres groupes et travaillent entre eux sur les supports à leur disposition.

f) Gestion de mon contenu Via
Tous les contenus évoqués précédemment peuvent également être gérés en amont depuis la plateforme Ma cl@sse virtuelle, sur la page "Mes contenus". C’est intéressant notamment quand ils doivent être utilisés de manière récurrente.

Capture d'écran montrant Mon contenu Via
Mon contenu Via - Anne-Cécile Franc

Cette capture d’écran montre comment déposer du contenu dans l’onglet "Mon contenu" de la plateforme Via Ma cl@sse virtuelle.

Chaque élément pourra ensuite être récupéré plus rapidement depuis la classe virtuelle.

a) brancher son micro et sa webcam Cette étape est très importante ! De la qualité du son va dépendre le confort d’écoute pour les participants qui assisteront à la conférence à distance. Rejoindre une classe virtuelle Via et régler son micro

b) connexion internet nécessaire
Une vitesse de 3 Mb/s pour la connexion descendante est le minimum recommandé qui permet de diffuser le flux sonore descendant. En fonction des éléments affichés (webcam, documents ou médias "lourds"), il peut être nécessaire de disposer d’un débit supérieur.
Il faut également vérifier le débit "montant" qui permettra de diffuser sa propre vidéo et son audio.
Un débit montant de 2.5 Mb/s permet un envoi de ces données de bonne qualité. Malheureusement, la plupart des abonnements ADSL ne proposent qu’1Mb/s "montant". Dans ce cas, il vaut mieux oublier les caméras ou n’en diffuser qu’une seule à la fois.
Il est d’ailleurs possible de choisir un format dégradé (profils multimédia = qualité de base) dans les options avancées de l’activité.
Tous les intervenants veilleront à être connectés en filaire.

c) configuration requise
N’hésitez pas à lancer l’assistant de configuration.
Connexion aux serveurs, sortie audio, microphone et caméra sont testés successivement, ce qui vous permettra d’intervenir en amont si nécessaire.

d) programmer une séance d’entraînement
Afin que votre webinaire se déroule le plus parfaitement possible, il est absolument nécessaire de réaliser une répétition en conditions réelles en amont de l’événement.
Prenez rendez-vous sur un créneau commun avec l’ensemble des intervenants.
Chacun se connectera si possible avec le matériel qui sera utilisé le jour J (même ordinateur, même navigateur, même micro-casque, même connexion internet).
La séance de répétition servira à la fois à tester le débit, la qualité du micro et de la vidéo, mais également à passer en revue les supports utilisés, les activités éventuelles et à répartir les prises de parole et les rôles en fonction du scénario choisi, avec si possible un conducteur à l’appui.

Pour que l’animation se déroule bien, pensez à consulter les pré-requis (point précédent) au préalable.

a) vérifier le micro et la caméra des intervenants
Même si cette vérification a déjà eu lieu lors d’une séance d’entraînement préalable, faites un rapide test micro et caméra 10 minutes avant le démarrage de la conférence.
En cas de problème, la personne aura le temps de rectifier ses réglages. Il peut parfois être nécessaire de se déconnecter puis de se reconnecter, ou de changer de navigateur.

b) afficher documents et médias
Tous les documents ont été préparés en amont. Il suffit d’afficher la diapo de démarrage de la conférence.

c) lancer l’enregistrement
À l’heure dite, la conférence peut commencer. Pensez à lancer l’enregistrement s’il a été paramétré en mode manuel.

d) tenir compte des questions du chat et y répondre (oral /écrit)
L’animateur responsable du chat doit penser à consulter les questions du chat pour y répondre en direct par écrit, ou les relayer à l’oral au conférencier, en direct ou à la fin de l’intervention.
Pour plus de facilité, le chat peut être ouvert dans une fenêtre séparée.

e) lancer un sondage
Le sondage a été préparé en amont avec différentes questions. Sélectionnez le sondage, paramétrez-le selon les réglages souhaités (anonyme ou non, participation des animateurs ou non, résultats visibles ou on...) et lancez-le.
Vous ne pouvez pas répondre aux questions et votre écran n’affiche pas la même chose que celui des participants. Vous voyez néanmoins le nombre de réponses s’afficher au fur et mesure ainsi que le nombre de personnes n’ayant pas encore répondu que vous pouvez relancer oralement. N’oubliez pas de poursuivre le contact oral de manière régulière pour informer les participants qui sont derrière leur écran et qui attendent.

Voici quelques éléments à respecter pour que la projection se déroule le mieux possible.

a) un responsable projette la conférence en direct
La salle choisie pour projeter la conférence en direct doit disposer :

  • d’un vidéoprojecteur,
  • d’un système de sonorisation adapté,
  • d’un débit internet suffisant (au minimum 3 Mb/s),
  • d’un ordinateur connecté en filaire.
Schéma montrant la disposition et les branchements pour un séminaire hybride.
Schéma d’un séminaire hybride

Ce schéma montre comment organiser un séminaire hybride, avec des participants en présentiel et d’autres à distance ainsi que les branchements nécessaires pour la retransmission.

Le responsable se connecte à la classe virtuelle à laquelle il a été inscrit (avec un rôle de participant ou d’animateur), sélectionne le mode "haut parleurs" et affiche le contenu de son écran.

Capture d'écran montrant le réglage haut-parleurs
Réglages à effectuer avant d’entrer dans l’activité Via : haut-parleurs

Cette capture d’écran montre les réglages à effectuer avant d’entrer dans une activité Via quand on ne dispose pas d’un micro-casque. Il faut choisir "Haut-parleurs" pour éviter l’écho.

Il doit identifier la connectique nécessaire, le plus souvent câble VGA + câble son, ou câble HDMI seul :

image d'une prise VGA
Prise VGA

Cette image montre une prise VGA.

image d'un câble son
Câble son

Cette image représente un câble son et l’entrée son correspondante

Image d'un câble HDMI
Câble HDMI

Cette image représente un câble HDMI et l’entrée correspondante sur l’ordinateur.

La plupart des vidéoprojecteurs récents détectent automatiquement l’apparition d’une nouvelle source vidéo.
Dans le cas contraire, il sera nécessaire de l’afficher manuellement.
Il aura ensuite à appuyer sur le bouton source de la télécommande du vidéoprojecteur, puis à sélectionner "HDMI" ou "ordinateur".
Il sera peut-être nécessaire de paramétrer l’affichage sur votre ordinateur.

b) poser des questions au conférencier par le biais du chat
Pour poser des questions au conférencier, le plus simple est d’utiliser le chat. Pas de risque de larsen tant que le micro n’est pas activé.

c) poser des questions au conférencier par le biais du micro
La seule manière de ne pas générer de larsen est de sélectionner le mode "haut-parleurs" et d’utiliser le micro externe de l’ordinateur.
Des tests préalables sont néanmoins absolument nécessaires avant que cette manipulation puisse être tentée en direct.
Il est possible de modifier le réglage en cours de route si les tests ne sont pas concluants :
|en effectuant un clic droit sur le micro :|ou en passant pas l’onglet réglage : ce qui permettra de sélectionner le mode "haut-parleurs" :

Capture d'écran montrant comment régler le son.
Modifier les réglages du son

Cette capture d’écran montre comment régler son et notamment l’entrée et la sortie.

Capture d'écran montrant comment trouver les réglages audio avancés
Réglages audio avancés - Anne-Cécile Franc

Cette capture d’écran montre où trouver les réglages audio avancés.

Capture d'écran montrant le réglage haut-parleurs
Réglages Haut-parleurs

Cette capture d’écran montre comment modifier le réglage du son et basculer sur "Haut-parleurs".

a) édition simple À l’issue de la conférence, l’enregistrement est consultable selon les droits d’accès paramétrés, de manière publique, par les participants inscrits, ou seulement par l’hôte et les animateurs. Le créateur de la classe et les animateurs peuvent éditer l’enregistrement et en recouper le début et la fin grâce à l’éditeur intégré, accessible sur la page de lecture de l’enregistrement.
Capture d'écran montrant le mode édition.
Éditer l’enregistrement

Cette capture d’écran montre comment basculer en mode édition pour élaguer un enregistrement.

b) lien à partager
Si l’accès à l’enregistrement a été autorisé dans les paramètres, le lien de l’enregistrement peut être copié et partagé.

Capture d'écran montrant le lien de partage d'un enregistement
Lien de partage d’un enregistrement - Anne-Cécile Franc

Cette capture montre où trouver le lien de partage d’un enregistrement quand celui-ci a été partagé.

c) téléchargement
L’enregistrement ne peut être exporté que par l’hôte (le créateur de la classe). Les animateurs peuvent accéder à la page de demande d’export et cliquer sur la demande mais cette demande n’aboutit jamais.
La demande d’export s’effectue depuis la page de lecture de l’enregistrement, en cliquant sur le symbole réglages de la fenêtre de lecture.

Capture d'écran montrant l'icône exporter.
Exporter l’enregistrement

Cette capture d’écran montre où trouver l’icône "exporter" pour réaliser les réglages nécessaires et exporter l’enregistrement réalisé.

Choisissez alors le format d’export souhaité. (trois exports possibles)

Capture d'écran montrant l'export en vidéo grand format.
Exporter en vidéo grand format

Cette capture d’écran montre les différents formats d’export disponibles, dont "vidéo grand format".

Le temps de mise à disposition de cet enregistrement au format demandé correspond à la durée totale de la conférence enregistrée.
Une fois l’export réalisé, vous recevez une notification par courriel.
Le lien de téléchargement apparaît sur la page de l’activité.

Capture d'écran montrant où télécharger l'export d'un enregistrement.
Télécharger l’enregistrement exporté

Cette capture d’écran montre où télécharger l’export de l’enregistrement.

d) édition complexe
Si vous souhaitez retoucher l’enregistrement de manière plus complexe, pour en récupérer un extrait, ou pour réaliser un montage, vous aurez besoin d’utiliser un logiciel de montage vidéo pour éditer le fichier MP4 téléchargé.

e) publication et partage
Le montage exporté au format MP4 pourra ensuite être déposé sur un serveur d’hébergement vidéo pour être partagé ensuite en tant que lien ou intégré dans un article académique.
À cette fin, vous pouvez utiliser une plateforme de partage de vidéo nationale, Peertube ou Pod-Educ .

Une fois la conférence terminée, si vous avez pensé à l’enregistrer, vous pourrez partager cet enregistrement grâce au lien de l’enregistrement présent sur la plateforme Ma cl@sse virtuelle si vous en avez autorisé l’accès, ou grâce au lien de la vidéo si vous l’avez éditée et déposée sur une plateforme d’hébergement dédiée, comme dans l’exemple suivant d’une conférence dialoguée intégrée dans cet article par le code iframe de la vidéo. Le nombre de vue s’affiche sur la vidéo sur la page de gestion des médias, ce qui peut constituer un indicateur intéressant :

a) rapport de connexion Pour télécharger le rapport de présence, rendez-vous sur la plateforme Ma cl@sse virtuelle, ou passez par le portail arena. Grâce au lien "mes activités", sélectionnez la classe virtuelle qui vous intéresse. Cliquez sur le lien "Rapport". Ce rapport est proposé au téléchargement sous la forme d’un fichier .xlsx

b) connexion en direct / en différé
Le rapport affiche les connexions en direct, mais également les connexions en différé, si certains utilisateurs ont consulté l’enregistrement mis à leur disposition (selon les réglages effectués) sur la plateforme Ma cl@sse virtuelle.

Annexes :

Lien vers un exemple de tutoriel à fournir aux participants d’un webinaire.
Guide complet d’utilisation de la classe virtuelle Via version 8.7

Autres articles :

Documents joints

Ressource(s) associée(s)

Article rédigé par Anne-Cécile FRANC, Michel DUMORTIER